Oss leeft al generaties van bedrijven die niet om zes uur de deur dichttrekken. Draait uw productie door de nacht heen, dan wisselen er mensen op momenten dat er geen leidinggevende rondloopt. Daarmee verandert sleutelbeheer van een administratieve klus in iets dat elke dag meedraait.

Waar het stilletjes misgaat

Bijna nooit gaat er iets in één klap mis. Het sluipt erin, over een periode van jaren, en op een gegeven moment weet niemand het meer precies.

  • een voorman gaf zijn sleutel door aan zijn vervanger en meldde dat niet
  • iemand liet een sleutel bijmaken omdat de ploegenwissel anders niet uitkwam
  • een uitzendkracht vertrok zonder dat iemand de sleutel terugvroeg
  • de reservesleutel voor de magazijndeur ligt al jaren in een onafgesloten la

Weet u hoeveel sleutels er rondgaan?

Wij brengen in kaart wat er hangt en zetten het om in één plan.

Een sluitplan volgt de dienst, niet de persoon

De denkfout is vaak dat een sleutel bij een naam hoort. In een bedrijf met ploegen hoort hij bij een rol: de nachtdienst moet bij de hal en de kantine, niet bij de boekhouding. Leg die rollen eerst vast en bepaal daarna pas welke cilinder waar komt. Vertrekt er iemand, dan levert hij de sleutel van zijn rol in en hoeft er niets omgebouwd te worden. Alleen wanneer een sleutel werkelijk zoekraakt gaat er één cilinder uit.

De buitendeur in de nacht

Overdag loopt er personeel in en uit en valt een onbekende op. Om drie uur 's nachts is dat anders: de buitendeur staat soms op een kier omdat er net iemand naar zijn auto is, en het terrein ligt er verlaten bij. Een dranger die te licht is afgesteld houdt de deur niet dicht. Dat afstellen kost een kwartier en voorkomt het grootste deel van de problemen op zo'n terrein.

Houd een lijst bij, en houd hem kort

Een sleutelregistratie werkt alleen als het bijhouden weinig moeite kost. Noteer per sleutel het nummer, de rol waartoe hij behoort, wie hem nu heeft en sinds welke datum. Eén blad in een map bij de portier volstaat; een systeem dat niemand opent helpt u niet. Loop die lijst twee keer per jaar na en tel de sleutels in de kast daadwerkelijk na.

Sleutelkluisjes en codes

Voor een monteur die 's nachts moet kunnen bijspringen, of voor de schoonmaak die vroeg begint, kiezen bedrijven vaak een kluisje aan de gevel. Dat kan, mits het ding op een plek hangt waar iemand niet ongezien kan staan frutselen en mits de code na een personeelswissel verandert. Een kluisje met een code die al drie jaar hetzelfde is, is niet meer dan een sleutel onder de mat.

Wilt u dit op orde brengen? Kies 013 7770246 of bekijk wat een sluitplan inhoudt.